Das interne Qualitätsmanagement ist Pflicht, Zertifizierung die Kür. Ende 2017 waren rund 550 Praxen und MVZ nach QEP zertifiziert, 43 nach KTQ, 255 nach KPQM. Hinzu kommen Zertifizierung nach der ISO 9001.
"Ein gut gemachtes Qualitätsmanagement soll die Organisation einer Praxis abbilden und die Arbeit in der Praxis und im Umgang mit Patienten und externen Partnern erleichtern", sagt Ulrike Schmitt, Leiterin der Abteilung für Qualitätsmanagement, Qualitätssicherung und Patientensicherheit bei der KBV. Doch ein Selbstläufer ist das QM nicht. Damit die Abläufe reibungslos funktionieren, bedarf es einer kritischen Reflexion: Was lässt sich einfacher organisieren? Wo besteht Klärungsbedarf? Ist die Patientensicherheit gefährdet? Schmitt: "Das QM soll vor allem die kritischen Situationen regeln, statt die Routinearbeit kleinteilig in Flussdiagramme zu überführen, was schnell zu Unmut führt."
Die QM-Richtlinie des G-BA legt fest, was beim Aufbau des internen Qualitätsmanagements zu beachten ist. Die KV prüft deren Umsetzung. Dazu müssen 2,5 Prozent der Vertragsärzte in Form einer Selbstbewertung (Download-Selbstbewertungsbogen) wahrheitsgemäß Auskunft erteilen. Informationen zum Qualitätsmanagementsystem sind freiwillig. Verpflichtend sind die Angaben zu den Praxismerkmalen und den Methoden und Instrumenten gemäß § 4 QM-RL, Teil A. Bei Bedarf kann die KV zusätzliche Dokumente anfordern. Die KBV wertet die Ergebnisse der Selbstbewertung zentral aus. Den Bericht erhält der G-BA Ende April.
2017 zählte die Mitarbeiterbefragung erstmals zu den Pflichtangaben. Nach QM-RL soll sie möglichst anonymisiert erfolgen, was in den meisten Praxen nicht praktikabel ist, da es zu 80 Prozent Kleinstunternehmen mit ein bis zwei Vertragsärzten sind. Schmitt empfiehlt daher eine pragmatische Vorgehensweise: "Es geht darum, die Mitarbeiterperspektive in die Organisationsentwicklung einzubeziehen, beispielsweise beim jährlichen Mitarbeitergespräch." Analog schlägt der QEP-Zielkatalog vor, die Mitarbeiter regelmäßig um Rückmeldung zu bitten und Stimmungsbilder zu erheben, statt in kleinen Praxen Fragebögen einzusetzen.
Zu den Grundlagen eines jeden QM gehört, dass die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten eindeutig und schriftlich geregelt sind (siehe QM-RL). Dies ist auch zertifizierungsrelevant. Die ISO 9001:2008 forderte noch, dass die oberste Leitung einen Qualitätsmanagementbeauftragten benennt. Nach der Revision 2015 gilt es nicht mehr, das heißt, die Verantwortung bleibt beim Praxisinhaber und kann nicht mehr übertragen werden. Davon unabhängig müssen planende und koordinierende Funktionen im QM nach wie vor erfüllt werden.
Die Notwendigkeit eines QM-Handbuchs ergibt sich nicht aus der QM-RL. Dennoch müssen nicht nur Verantwortlichkeiten, sondern auch Qualitätsziele und Abläufe schriftlich festgelegt werden. Ähnlich ist es mittlerweile in der ISO 9001:2015 geregelt. Die Vorabprüfung des Handbuchs ist grundsätzlich entfallen. "Die Dokumente prüfen wir aber weiterhin beim Auditbesuch, im Falle einer Erstzertifizierung planen wir hierfür einen separaten Termin vor Ort. Wie ein Unternehmen seine Dokumente ablegt, zusammenführt oder auch nicht, ist dabei weitestgehend freigestellt. Nur die Inhalte müssen geregelt und zugänglich sein", sagt Martin Ossenbrink, Auditor beim TÜV Rheinland. Anders sieht es bei einer Zertifizierung nach QEP aus. Hier ist das Handbuch, ob digital oder in Papierform, gefordert. Schmitt: "Damit es wirklich als Nachschlagewerk genutzt werden kann, muss es für alle Beschäftigten schnell griffbereit sein."
Die Anwenderbereiche gemäß QM-RL wurden um Arzneimitteltherapiesicherheit, Schmerzmanagement und Sturzprophylaxe erweitert und werden als solche neben dem Hygiene- und dem Notfallmanagement in der Stichprobenprüfung von der KV auskunftspflichtig erfragt. Weder QEP noch ISO nehmen hierauf explizit Bezug. Dies gehört vielmehr zu dem originären Praxis- und Risikomanagement einer Praxis, das als solches bei der Visitation bzw. beim Audit in Augenschein genommen wird.